借用したものを紛失した、返済金を返せなくなったというような場合は、原因と事実を正直に書くようにしましょう。
お詫びには、謝罪や反省の意味があるものですが、 お詫びの仕方によっては逆効果になることもあります。
1．詫び状ってなに？ ここでは、ビジネスシーンにおいて、お客様（個人）や取引先に対して謝罪の意を表わす書状の書き方をご紹介します。
| ちなみに封筒は、外袋に白無地の上質紙を使い、書状が見えないように内袋がついて二重になっているものを使用するのが原則です | ファイル形式はWord（ワード）です |
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| ビジネス文書として通用するスタイルでまとめるように心がけてください | クレーム・苦情に対するお詫び状のフォーマットと書き方 クレーム処理のお詫び状は、問題をそれ以上大きくしないためにも、慎重な構成が必要になります |
| 内定辞退のお詫び状フォーマットと書き方 内定辞退のお詫び状に関しては、内定を辞退する旨と、そのことに関する謝罪の気持ちを伝えるというだけのシンプルなものでいいでしょう | なお、故意による情報改ざんや、商品の欠陥などに由来する重篤な健康被害などが生じた場合には、公的機関への届け出や、法的な手続きが必要になります |
| 同社との取引に関し弊社にご迷惑をおかけしたことは、誠に申し訳なく心よりお詫び申し上げます | 書状の最後には、まずはお詫びの気持ちをお伝えしたくて、という気持ちを伝えることをお忘れなく |
| このたびのご迷惑、何とぞお許しくださいますよう心よりお願い申し上げます | 文例集• 原因と、再発防止のための対策に触れる• 今回のケースでは、「手元の書類は破棄してください」 と依頼するにとどめます |
| できれば、まずはできるだけ早く電話で謝罪し、改めて書面でお詫びの気持ちを述べるのが良いでしょう | それだけに「お詫び」には細心の注意が必要です |
| 正しい金額の連絡（この事例の場合には、差し換え用として正しい請求書を同封しています） もし、すでに先方が誤った請求書に基づいた金額を入金してしまった場合には、返金や相殺など、必要な対処や措置についても連絡する必要があります | テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください |
| 今後は二度とこのような不始末を繰り返さないこと固く誓います | 例えば、納品の遅れやミス、サービスの不備、事務手続きのミスなどの企業からお客様へ対するミス、また返済遅れ、借用品紛失、出席を予定していた会合への突然の欠席など個人におけるミスなど、これらには「お詫び」が必要となります |
| そのあとで、これからの対策に対して真摯に取り組む姿勢を伝えます | 改まった書状だけに失礼がないように気をつけたいところです |
| 今後はこのようなことがないように細心の注意を払ってまいりますので、なにとぞご容赦賜りますようお願い申し上げます | 書状が見えなければ厚手の白無地で代用しても構いません |
| これらの社内文書の書き方は別ページにて説明しています | |
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| 送るタイミングについて 内定辞退のタイミングは、可能な限り早いタイミングで行いましょう | このタイプの書状では「クレーム内容」を、「改善するべき点への指摘」と置き換えて対応すると、前向きな姿勢を示すことができます |
| サービスの不備などのクレームに対処する場合や、工事や製作などが予定していた期日に間に合わなかった場合には、まず、ご来店いただいたことや、発注していただいたことに対する感謝の言葉と、原因と大まかな期間などを真摯な姿勢でつづります | お詫び状（応対不行き届き）01. 例えば、納品後に商品に不良があった際は、営業担当の直接の謝罪とともにお詫び状が必要になります |
| それは 「縦書き」にするということです | お詫び状、謝罪文などとも呼ばれ、 社外文書のうちのひとつです |
| 」 「ご不便をおかけして申し訳ありません」 「予定していた入金がなく、やむなくご返済が遅れてしまうことになりました」 【文頭・文末の枕詞】 「拝啓」、「急啓」 「取り急ぎ、ご連絡まで」 「敬具」 封筒の書き方 封筒に記載する宛名や差出人の書き方は、一般的なルールと変わりありませんが、ひとつ注意しておきたい点があります | 多大なご迷惑をおかけしたこと深くお詫び申し上げます |
| こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します | ぜひ参考になさってください |
| ・請求書の訂正の場合には、請求書を郵送する際に、［再発行］という朱印を押して、詫び状を同封すると、さらに先方にわかりやすいでしょう | また、封は糊付けでとじます |
| ［再発行］の印鑑が無い場合には、朱書します | 頭語と結語を入れる 上の例では「謹啓」＋「敬具」• 丁寧にする場合には、詫び状を封書（封筒に入れる）で送り、その中には、再発行の請求書のコピーを同封します |
| 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう | 書き方の注意点• 今後、仕事上の取引でその会社と関わることもあるかもしれません |
| 複数社試験を受けても入社するのは1社ですので、入社する会社以外の内定を断る必要があります | 文頭の枕詞に「前略」は使いません |
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| 「拝啓」などの書き出しが上、便箋の上端が右になるように封入する | 「まず謝る |
| もちろん謝罪の言葉は必要ですが、このページでは健康や人命にかかわるものや、個人の権利や財産を著しく損なうレベルの問題に対処する文面 やお詫び文を紹介しているわけではありませんので、あらかじめご了承下さい | お詫び状は改まった書状であるため、日本の伝統に従って縦書きにします |
| 本文中には、「原本は別便にて郵送いたします」と書きます | ビジネス文書なので時候の挨拶は不要 |
| 小手先のごまかしや、小細工をせず、心からお詫びする姿勢が大切です | ・お詫びの品物を贈る場合には、その品物と一緒に詫び状を贈ります（詫び状を入れた封筒を品物に同封します） |